La Organización

Cómo organizar una boda a distancia

Si están viviendo en el exterior y decidieron casarse en Argentina, esto es para vos! Lee la nota completa acá.

Por Redacción

25 de Enero de 2017

Si están viviendo en el exterior y decidieron casarse en Argentina, esto es para vos! Lee la nota completa acá.

Desde hace 18 años Maria Ines Novegil se dedica a organizar eventos, y en los últimos años gracias a su experiencia y el boca en boca se ha especializado en la organización de Bodas de novios que viven en el exterior y deciden casarse en Buenos Aires, tal es así­ que actualmente el 80% de los eventos que realiza anualmente son de este tipo.

En su mayoría suelen ser una argentina o un argentino que luego de estar viviendo en el exterior, deciden contraer matrimonio en Buenos Aires con todo lo que eso implica, y aquí­ comienza el gran desafí­o! Si para las novias locales sumergirse en el mundo de los casamientos resulta una experiencia que las desorienta, aun más difí­cil es estando a la distancia, y aquí­ es donde se recurre a una organizadora, quien será sus ojos hasta el dí­a de la fiesta, un trabajo que a Maria Ines le apasiona!
 
Organización de Bodas a la distancia. Como contratar una wedding planner
¿Cómo suelen ser este tipo de casamientos? ¿Qué tienen de particular?
En general se trata de más de un evento. La Boda es el evento que convoca a amigos y familiares el exterior y de Buenos Aires, pero alrededor de la fiesta se suceden otros eventos en la semana previa que también requieren de logí­stica y organización, como una cena de bienvenida, un rehearsal dinner (la cena de ensayo, en la que literalmente se ensaya lo que será la entrada a la ceremonia en caso de haber bridesmaids y groomsmen, los speeches / discursos, etc, un dia de campo anterior o posterior a la boda). En todos los casos nos encargamos de la organización y dirección de todos estos eventos que a veces van desde 50 invitados hasta los 250 o 300 que asistirán a la fiesta. La idea es que los novios puedan desempeñar tranquilos su papel de anfitriones, teniendo todo resuelto meses antes, ya que la semana previa es realmente intensa.

El trabajo de una Wedding Planner en este caso ¿qué comprende?
Desde el momento en que me contratan, nos enfocamos en la fiesta, que estilo quieren darle, los asesoramos en la contratación de todo lo necesario: desde hacer un relevamiento de salones que se adapten a su estilo, la ambientación, DJ, foto y video, catering, barras Premium, diseño de las invitaciones y el resto de las piezas gráficas que pueden acompañar el evento, cotillón premium, shows para diferentes momentos de la fiesta, etc. La comunicación es hiper fluida ya que hoy en día conversamos por WhatsApp, tenemos una agenda con los horarios que tiene cada una de nuestras novias según donde se encuentre (actualmente en Italia, Alemania, Singapur, Filadelfia, Chile, Londres, Ucrania), enviamos presupuestos e informes vía mail, videos y fotos. Actualmente la tecnologí­a nos favoreció muchísimo! Nos encargamos de contratar absolutamente todo, llevando una planilla de control que se actualiza permanentemente.

Armamos un website en el que los invitados pueden estar al tanto de todos los eventos que se realizaran, lugares, horarios, consejos para que se manejen cómodos por Buenos Aires; tenemos también convenios con hoteles que les ofrecen tarifas preferenciales.

Ofrecemos el armado de Welcome Paks, que son unas bolsas de "bienvenida" que entregamos a cada invitado del exterior, donde encontraran desde cosas tí­picas como botellitas de Fernet, alfajores, golosinas, toallas de mano bordadas con las iniciales de los novios y remeras estampadas con alguna leyenda de la boda, hasta mapas de la Ciudad, y una carta de bienvenida con varios consejos y recordatorios de los eventos que vivirán por delante.

Además, nos encargamos de los traslados de los invitados el exterior el dí­a de la fiesta, desde sus Hoteles hasta el salón y luego el regreso.

Las chicas generalmente traen sus vestidos de novia y zapatos de afuera, y aquí­ les organizamos la prueba de peinado y maquillaje. Ese mismo servicio se coordina tanto para la novia, mamá y bridesmaids el día de la fiesta en el lugar en el que se cambien.

Y por supuesto, como en el resto de los eventos, todo lo referido a la dirección y logística por supuesto: el armado del timing, del plano a escala del salón con distribución de mesas, RSVP de invitados, coordinación y supervisión de proveedores y toda la fiesta hasta que se retire el último invitado.
 
Casamientos organizados en argentina por novios viviendo en el exterior
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¿Es necesario que los novios hagan viajes periódicos a Buenos Aires?
En realidad es lo ideal, al menos que lo hagan una vez como para armarles una agenda completa para que conozcan personalmente a sus proveedores o puedan realizar la degustación del catering. Casi siempre suelen tomarse una semana aquí­ y en esa misma semana terminamos de cerrar todo lo que ya vimos a través de las propuestas que les enviamos por internet. Existen otros casos en los que trabajamos con la modalidad "llave en mano", son casos en los que no pueden por temas personales o de trabajo viajar antes de la fiesta, y en los que confían plenamente en nuestra experiencia y asesoramiento, y llegan a Bs.As. una semana antes de la fiesta. En ese caso intentamos que tengan una reunión con el Disc Jockey para ultimar detalles sobre la música que es importantísima en cualquier fiesta de casamiento; pero llegan prácticamente a disfrutar de su fiesta!

¿Qué es lo más divertido de este tipo de eventos?
La diversidad de culturas con las que nos cruzamos, casi siempre intentamos que vivan un casamiento típicamente "argentino" ya que nuestros casamientos no tienen comparación y son un espectáculo, en el que hay gran producción de ambientación, puestas de luces y tecnologí­a, música, cotillón y catering de primera línea. Son fiestas donde se baila y se come mucho, son muy divertidas realmente y todos los invitados del exterior quedan fascinados! Además tratamos de incluir algo de la cultura de donde provengan los invitados: fin de fiesta con hamburguesitas con la bandera holandesa, ceremonias con bridesmaids y groomsmen en los casos americanos, discursos en medio de la comida, que haya música internacional y quizás los temas más escuchados de allá o algún tema típico, y hasta la inclusión de algún trago en particular que salga desde la barra, etc.

¿Qué les recomendás a las novias que están viviendo en el exterior y aun no se animan a hacer su boda aquí?
¡Que no lo duden! Es una experiencia inolvidable, tanto para ellos como para sus invitados, y confíen en una organizadora de eventos que tenga mucha experiencia en este tipo de casamientos tan particulares. ¡Hacer un Casamiento en Buenos Aires es garantía de un evento memorable!


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Organización de eventos por Maria Ines Novegil. Casamientos a la distancia
 
Wedding Planner Maria Ines Novegil. Organizacion de Eventos

 

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