Por Tere Lanusse
03 de Julio de 2009
Meses ahorrando y haciendo cálculos, para que al final a algunos se les complique, no puedan o les surja un inconveniente de último momento! La realidad es que algunos invitados se caen… Cuántos? Cómo calcularlos? Una nota imperdible!
Recurrimos a los expertos para entender un poco como manejar el tema de los invitados.
-Cómo armar la lista de invitados y calcular cuántos finalmente no van al casamiento?
“Poniendo en primer lugar los que no deben faltar, dejando en el último lugar de la lista los que no les afectaría que no estén ese día. Siempre pedimos que pongan a todos, incluso a los que sabemos que si van a asistir como hermanos, primos, etc. ya que muchas veces se olvidan de ponerlos y se dan cuenta que cuando calculaban una fiesta para 100 personas terminan siendo 130 (se pasan del presupuesto, o el lugar no tiene esa capacidad), y ahí se ven obligados a bajar invitados.
Dependiendo de la época del año, suelen ser más en invierno, aprox. un 10% redondeando no va al casamiento, pero como nos manejamos con el rechequeo telefónico podemos evitar los huecos en las mesas y el pago de cubiertos que no se utilizarán.” Aseguran las chicas de En Cada Detalle, Organización de Eventos.
Por su parte, Paula Mena (Organizadora de Eventos) dice que “Por lo general la lista de invitados va cambiando a lo largo de toda la organización de la fiesta, lleva tiempo y algunos cuantos dolores de cabeza. Empieza siempre con un numero y se va sumando gente de acuerdo a las distintas relaciones: amistades, si están en pareja o no, relaciones laborales, compromisos etc.
Lo ideal es hacer un listado por grupos (familia, amigos, trabajo, etc) y así saber cuántas personas tienen por cada uno y en total; a medida que avanza el tiempo, uno va sabiendo quien va a ir a la fiesta y quien no y ya el listado definitivo va ir tomando color.Importantísimo: confirmar asistencia!
Siempre hay un porcentaje de bajas más cerca de la fecha, este número puede ir entre el 10 y 15% aproximadamente. Depende mucho también de la época en que se realiza el evento (navidad, año nuevo, vacaciones de verano, etc); y si los invitados vienen del exterior puede incrementarse ese número, ya que pueden llegar a tener complicaciones en alguna fecha clave a la hora de viajar”
La época del año en la que te cases y la confianza y distancia con los invitados van a marcar sin dudas el nivel de asistencia!
-Los novios tienen que invitar más gente para reemplazar las posibles bajas?
“Nosotras lo que aconsejamos hacer es lo siguiente: Una vez que los novios han fijado la fecha de su boda y ya cuentan con el salón reservado, sugerimos enviar a los invitados lo que se llama Save The Date (Reservar la Fecha), que es una especie de "adelanto de invitación" en formato digital (vía e-mail) donde los novios comunican que se casan en tal fecha y en tal lugar (de 1 año a 4 meses de anticipación). El objetivo de esto es, que los invitados ya vayan reservándose la fecha del casamiento, y que quienes no puedan asistir ya les vayan avisando a los novios con anticipación.
Además, una vez que repartan las invitaciones formales a la fiesta (de 45 a 30 días antes del casamiento) y cuando se realiza la confirmación de asistentes (RSVP), habrá otro porcentaje mínimo (hasta un 10% más) que avisará que no puede asistir. Por eso es que aconsejamos tener a mano esta "lista B" para poder subir invitados al evento, que a lo mejor en un primer momento no habíamos podido invitar (más que nada por cuestiones económicas” recomiendan Natalia Bohn y Luciana Grosman, de Veinte Producciones.
Anabella Amoresano, de Amoresano Eventos, asegura que “Lo más importante ante todo es preveer, saber que va a haber un porcentaje de gente que no asistirá por diversas razones, por lo tanto, yo les aconsejo a mis novias que, dentro de la lista de invitados oficial, se contemple algo así como una "lista de espera". Una lista de aquellas personas que por distintas cuestiones quieren que estén en la fiesta pero por prioridades no están dentro de los invitados principales. Como en la mayoría de los salones, la cantidad de invitados debe confirmarse entre 7 y 15 de anticipación, esta es una buena oportunidad para solicitar personalmente la confirmación de asistencia a los invitados para poder realizar el intercambio con las personas que han quedado en "espera". Si bien el servicio de RSVP, es proporcionado por la mayoría de las WP, es súper aconsejable que los novios se contacten con la gente, para que éstos puedan hablar directamente con los invitados en caso de que alguno tenga un problema para asistir.”
Palabra de los que saben para ayudarte con la organización! Tenés alguna duda acerca de cómo armar la lista de invitados?
Contanos!
Empresas relacionadas
Veinte Producciones
Capital Federal + 5
Hola! Somos Naty y Dai, planners de eventos. Queremos acompañart...
Rubros incluidos: Wedding Planners en Buenos Aires
Comentarios
7 comentarios en "Listas de invitados. Por dónde empezar?"
M, Alejandra Ballestero
07/07/2009
Buenisima la nota me vino al pelo porque justo estoy en el armado de la lista de invitados para el Salon ya voy por la version 3. Arme la primera con toda la gente que me gustaria, la segunda achique porque no me daba el presupuesto y ahora la tercera es con los que van confirmando que es la que le voy a entregar al salon
Julissa P.V.
07/07/2009
Tere muy buena la nota, gracias por darnos buenas ideas.... Uf es un lio los invitados, creo que lo peor se viene cuando tienes que armar las mesas no?? Por lo pronto 200 invitados, dentro de ellos los "veremos", pero bueno no podes cerrar la cantidad hasta que este proxima la fecha... un lio!! ya que me gusta tener preparado todo desde antes.. me pone de muy mal humor tener uqe dejar cosas para la ultimo.. pero esto se escapa de mis manos.. tengo que armarme de paciencia y esperar las confirmaciones.. no queda otra..
Bea Pallero
07/07/2009
Hola! nosotros terminamos de cerrar la lista ayer! eso que faltan 3 meses nada más! si bien la teníamos bastante definida ayer determinamos los invitados después de las 24 y algunos pequeños detalles. Gracias por los tips, son muy útiles, los vamos a tener en cuenta!
Natalia Bohn Veinte Producciones
07/07/2009
Ana, nos alegramos mucho que te haya sido de utilidad! Con respecto al RSVP telefónico, nosotras siempre recomendamos que no lo hagan los novios ni sus familiares, justamente por lo que vos comentás. Lo ideal es que de esto se encargue alguien neutral: si tenés una wedding planner, que sea ella. Y sino se le puede pedir una mano a algún amigo, para evitar justamente las falsas confirmaciones que los invitados pueden darles a los novios, por veguenza a decir que en realidad no asistirán. Saludos.
Paula Mena
07/07/2009
Ana; es lo mejor mas si te casas en febrero. Para mi lo ideal siempre es que llame alguien que no tenga que ver directamente con los novios, es nuestro trabajo y es mas facil responder a las miles de consultas que surgen en el momento. Suerte! Saludos Paula
Paula Mena
07/07/2009
Ana; es lo mejor mas si te casas en febrero. Para mi lo ideal siempre es que llame alguien que no tenga que ver directamente con los novios, es nuestro trabajo y es mas facil responder a las miles de consultas que surgen en el momento. Suerte! Saludos Paula
Ana L.
07/07/2009
Chicas, me pareció buenísima la nota! Muy buena la idea del SAVE THE DATE, sobre todo porque nosotros nos casamos la primera semana de febrero y mucha gente se va de vacaciones. Con respecto a confirmar telefónicamente, me parece mejor que llame alguien neutral, ya que quizás a los invitados les de cosita decirte que no pueden ir, entonces te dicen que sí y después no vienen. Me parece mejor despersonalizar el tema, por ejemplo que llame un amigo o hermano. Besos!